Компания Ависофтика
На главнуюПродуктыКонтакты
Версия для печати

Юридически значимый электронный документооборот в авиационной отрасли

Ноябрь, 2014г.
Круглая Г.В., Исполнительный директор, ООО «Эскорт»

Современные глобальные вызовы, стоящие перед страной, интеграция России в мировую экономическую систему, выдвигают новые требования к гражданской авиации. Национальные авиатранспортные комплексы должны обеспечить новое качество работы авиационного транспорта, соответствующее мировым отраслевым стандартам. Это не только привлечение дополнительных пассажирских и грузовых потоков и увеличение бюджетных поступлений, но и позиционирование России в мире как одной из крупнейших транспортных держав. Наряду с количественным наращиванием пропускных и провозных возможностей, от авиатранспортной системы требуется реализация инноваций, основанных на интеграции технологических преимуществ авиационного транспорта и комплексной информатизации авиатранспортных логистических процессов. Внедрение современных стандартов юридически значимого электронного документооборота в бизнес-процессы гражданской авиации является одним из наиболее значимых аспектов такой интеграции.

Неоспоримый факт – не существует бизнеса без документов. Их создание, передача и обработка составляют основу как внутреннего документооборота предприятия, так и процессов взаимодействия с партнерами. И чем незаметнее для бизнеса выполняются операции над документами, тем он эффективнее и, следовательно, инвестиционно привлекательнее. Именно поэтому в настоящее время мы все чаще слышим о внедрении технологий юридически значимого электронного документооборота между контрагентами (далее – внешний электронный документооборот). Сегодня отказ от бумажных документов в пользу электронных – это тренд, который дает возможность компаниям сократить непроизводительные издержки, свести к минимуму производственные простои, значительно увеличить оборачиваемость средств.

В лидерах перехода на внешний электронный документооборот оказались предприятия с большим объемом документов из отраслей коммунального хозяйства, телекоммуникаций, сетевые предприятия торговли. Внешний электронный документооборот органично вписался в бизнес, позволяя рутинные операции по работе с заявками, отчетами, актами и прочими документами выполнять практически мгновенно. Поэтому и для современной авиационной отрасли, с ее жесткими информационными стандартами, внешний электронный документооборот – это насущная необходимость, элемент конкурентной борьбы, одно из условий самого существования на мировом рынке авиаперевозок. К тому же предпосылки к его внедрению появились уже несколько лет назад, когда предприятия авиационной отрасли перешли на обмен информацией в простой электронной форме. Двигателем прогресса здесь выступили крупные игроки – международная ассоциация воздушного транспорта IATA, российский консолидатор ТКП, некоторые авиакомпании, переведя в электронный вид обмен информацией о продаже перевозок и взаимных обязательствах.

Попробуем разобраться в причинах. Для этого важно помнить, что отношения между авиапредприятиями построены по схеме «многие ко многим» и носят, как правило, долгосрочный характер. Так, например, одна авиакомпания выполняет рейсы во многие аэропорты и один аэропорт принимает рейсы многих авиакомпаний, или же одна авиакомпания заключает агентский договор со многими агентствами и одно агентство оформляет авиаперевозки на бланках многих авиакомпаний. Работа по каждому заключенному договору может продолжаться десятилетиями, и, однажды наладив документооборот, компании не считают нужным что-либо менять, а наоборот – относятся к любым изменениям крайне консервативно. Другая особенность, сдерживающая распространение внешнего электронного документооборота в авиации – это огромное количество учетных документов, подлежащих выверке и своевременной обработке. Авиапредприятия боятся нарушить привычный процесс и охватить весь объем учетной документации, стремятся минимизировать риски и, в итоге, ограничиваются только обменом электронными счетами-фактурами. Как уже было отмечено выше, такой электронный документооборот ведет к большим непроизводительным затратам и, как минимум, двойному процессу формирования и обработки документов.

К причинам недостаточно эффективного внедрения внешнего электронного документооборота в отечественной гражданской авиации можно отнести и использование компаниями очень большого числа разноплановых информационных систем. Это – учетные, кадровые, ресурсные системы, системы управления продажами, логистические системы, системы управленческого документооборота и управления взаимоотношениями с клиентами и др. Автоматизация получения и обработки документов из транспортной системы электронного документооборота требует тщательной проработки маршрутов и интеграции ее со всеми информационными компонентами предприятия. А это не так просто спроектировать на первом этапе перехода. И, конечно, нельзя сбрасывать со счетов характерные для отрасли проблемы психологического характера отношения к информационным технологиям именно в юридическом сегменте.

Как же сделать так, чтобы авиапредприятия, получившие от своих контрагентов предложение перейти на внешний электронный документооборот, избежали типовых ошибок его внедрения? Для этого нужно немного коснуться сути процесса.

Внешний электронный документооборот отличается от обычного обмена документами в электронном виде тем, что каждый документ сопровождается дополнением – файлом электронной подписи. Электронная подпись и средства ее применения позволяют со стопроцентной уверенностью утверждать, что она принадлежит человеку, паспорт которого был проверен, что она действительна на момент подписания и что документ после его подписания не был изменен. Такая гарантия обеспечивается законом РФ «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011. Начиная с 2013 года, в соответствии с законодательством, вместо простой подписи повсеместно используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Пункт 1 статьи 6 данного ФЗ говорит о том, что документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, приравниваются к подписанным собственноручно, если иное прямо не оговорено в законах и принимаемых подзаконных актах (прим.авт. – далее под электронной подписью понимается усиленная квалифицированная электронная подпись Юридически значимые электронные документы могут быть предъявлены в суде в качестве доказательств исполнения сделки, и доказывать подлинность подписи при этом не придется, она подтверждается специализированной организацией при выдаче подписи – Удостоверяющим центром.

В качестве юридически значимых электронных документов могут выступать акты, накладные, счета-фактуры, договорные формы, а также любые другие документы, предусмотренные соглашениями между контрагентами. Создать юридически значимый электронный документ сегодня очень просто. На рынке существует множество компаний, оказывающих услуги по их созданию и доставке – это Операторы электронного документооборота. Оператор оказывает услуги через специальную программу, бесплатно устанавливаемую на компьютер пользователя. Программа, несмотря на свое громкое название – система электронного документооборота (СЭД), обычно решает достаточно ограниченное количество задач. Для более четкого понимания назовем такую программу транспортной СЭД. Основные ее функции – загрузить документ, подписать его, отправить контрагенту или получить его. Оператор электронного документооборота выдает аналог почтового уведомления о доставке документа, заверенный собственной электронной подписью, а на подписываемых документах ставится штамп времени. Это позволяет определить подлинность электронного документа даже тогда, когда срок действия сертификата электронной подписи истечет, что гарантирует предприятиям полную защищенность с точки зрения законодательства и объективную оценку в случае судебных разбирательств.

Стоит отметить, что передача электронных документов через оператора электронного документооборота обязательна при обмене электронными счетами-фактурами между контрагентами. В налоговые органы юридически значимые электронные документы в соответствии с Приказом ФНС N ММВ-7-6/465 от 29 июня 2012 г. можно предоставить в электронном виде. В приказе содержится перечень из 14 типов электронных документов, которые по способу создания можно условно разделить на оригиналы и копии. Оригиналы создаются в соответствии с приказом ФНС РФ от 21.03.2012 №ММВ-7-6/172@ «Об утверждении форматов первичных учетных документов» и приказом ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Оригиналы предоставляются в налоговый орган вместе с файлом электронной подписи, а копии в отсканированном (графическом) виде. В случае, когда предоставлена копия, налоговый орган имеет право запросить документ на бумажном носителе. К копиям, кстати, относятся и электронные документы, подписанные электронной подписью, созданные в неутвержденных ФНС форматах.

Как видно, законодательство уже в достаточной степени проработано, чтобы снять юридические вопросы применения внешнего электронного документооборота. И сейчас на первый план выходит проблема организационного характера – в условиях многочисленных взаимосвязей между предприятиями авиационной отрасли избежать проблем двойного документооборота и иметь возможность юридически значимого электронного взаимодействия со своими партнерами.

Необходимо принять факт, что преодоление трудностей при переходе на внешний электронный документооборот требует включения административного ресурса. Именно руководство предприятий должно понять, что вести хозяйственную деятельность по-старому невыгодно, почувствовать, как с полноценным внедрением внешнего электронного документооборота растет эффективность бизнеса. Поэтому руководство таким масштабным проектом на предприятии необходимо поручать лицам, обладающим достаточным административным весом и непосредственно связанным с процессом обмена документами с контрагентами компании. Только в этом случае возможно успешное решение главной задачи процесса перехода – создание внутреннего регламента самого бизнес-процесса внешнего электронного документооборота и организация архива электронных документов. Регламент призван обеспечить процедуры создания и обработки электронных документов таким образом, чтобы реализовать защиту от ошибок и избежать дублирования операций. Организация же архива требуется для корректного накопления электронных документов и защиты их от уничтожения для последующих процессов аудита, контроля и подбора документов, необходимых для предоставления в контрольные и судебные инстанции.

Положительный эффект от перехода на внешний электронный документооборот не измеряют в денежной величине чистой передачи документа. При сравнении почтовых расходов и расходов на отправку юридически значимых электронных документов вряд ли можно получить существенную разницу. Основная выгода заключается в повышении качества, достоверности, своевременности учета бизнеса, в существенном снижении трудозатрат, в комфортном взаимодействии с контролирующими организациями. Чтобы полноценно перейти на внешний электронный документооборот, нужно задуматься не только о приобретении сертификатов электронной подписи и подключении к оператору или операторам электронного документооборота, но и продумать технологическую интеграцию бизнес-процессов как внутри предприятия, так и с партнерами.

Ускорить переход на внешний электронный документооборот, сделать его более комфортным и безболезненным возможно, если применять единое отраслевое решение для авиационного рынка. Важно осознать, что процесс перехода на внешний электронный документооборот является проблемой именно отраслевого характера, и ее решение не может заключаться в «изобретении велосипеда» в каждой отдельно взятой организации. Эта задача требует централизованного решения квалифицированными специалистами консалтинговых компаний, работающих в тесном сотрудничестве с предприятиями и регуляторами отрасли, которые способны сложить в единую цепочку бизнес-процессы предприятий различных видов деятельности и адаптировать типовые формы регламентирующих документов под индивидуальные потребности каждой компании. Другими словами, необходимо применять метод тиражирования технологии, доступный каждому участнику авиарынка – и крупной компании, и малой, ведь для бизнес-процесса не имеет значения, какое программное обеспечение будет применяться. Бизнес-процесс – это окружение и правила игры, которые в условиях взаимоотношений «многие ко многим», характерных для авиационной отрасли, должны быть едины и понятны для всех, чтобы достичь желаемого эффекта синергии. Только такой подход позволит отечественным авиапредприятиям успешно реализовать современные стандарты юридически значимого электронного отраслевого документооборота. Именно в гражданской авиации, с ее огромной внутренней ресурсной кооперацией и скоростями, технологические решения безбумажной обработки информационных потоков позволяют обеспечить максимально возможный логистический эффект.

Круглая Г.В., Исполнительный директор, ООО «Эскорт»
Статья опубликована в журнале «Логистика», № 12 / 2014, раздел «Управление»
http://www.logistika-prim.ru